La gestion de la relation fournisseur est l’une des compétences clés qu’une entreprise doit posséder lorsqu’elle s’occupe de l’offre, de la demande et de l’efficacité de ses processus. Lorsque vous concluez un accord avec un fournisseur, le contrat fournisseur est l'information essentielle qui vous aidera à mesurer les performances tout au long de la relation de travail.

Cet article détaille tous les éléments clés d'un contrat fournisseur et donne un aperçu des informations les plus importantes que vous aurez besoin de connaître pour votre entreprise.

1. Couverture du contrat

La couverture du contrat, bien qu’elle soit explicite, est tout aussi importante que les autres parties de l’accord. Cette garantie indique clairement aux parties contractantes la prestation qu'elles vont contracter.

2. Page de contenu et page de définitions

La page de contenu du contrat définit clairement la structure et le déroulement des sections réelles du contrat. Il s’agit d’une exigence essentielle du contrat afin de faciliter un référencement rapide.

La page de définitions clarifiera toute terminologie utilisée afin d'éviter toute interprétation erronée de ces termes tout au long du contrat.

3. Considérants

Les considérants d’un accord, ou dispositions « générales », sont normalement expressément désignés comme non contraignants. Ils sont destinés à montrer le contexte commercial de l’accord et ainsi à aider à une bonne lecture des droits et obligations des parties en vertu de la section principale de l’accord.

4. Conditions contractuelles

Les termes et conditions d'un contrat commercial doivent être clairs et sans ambiguïté. Ces termes et conditions définissent les attentes de l'accord entre les deux parties. Les principaux domaines à connaître sont :

Conditions de paiement, résiliation et limitation de responsabilité.

5. Spécification du service

La spécification de service doit définir clairement les détails de ce que vous attendez du fournisseur et de ce qui est requis afin de maximiser la qualité des capacités du fournisseur et de garantir que les attentes du client sont continuellement satisfaites et développées. Cette clause est également étroitement liée à la section KPI/SLA du contrat.

6. Calendriers KPI/SLA

Il s’agit d’éléments de gestion des processus métier.

Ces deux éléments concernent le suivi de mesures spécifiques de la performance de votre entreprise.

KPI - Indicateur de performance clé

Les indicateurs de performance clés qui vous serviront le mieux peuvent varier en fonction de la taille de votre entreprise et du type de marché dans lequel vous évoluez. Vos KPI peuvent inclure une combinaison de disponibilité de votre infrastructure informatique ou de nombre de plaintes de clients reçues sur les produits ou services que vous proposez. Les mesures de performance d'un contrat de nettoyage seront probablement très différentes des KPI d'un fournisseur de M&E ou d'un contrat de gestion des déchets, par exemple.

SLA – Accord de niveau de service

Vous pouvez avoir un accord de niveau de service pour définir vos attentes avec un fournisseur fournissant des fournitures ou des services à votre entreprise. Ou vous pourriez avoir un accord de niveau de service pour documenter les attentes concernant votre contribution à vos clients ou partenaires commerciaux. Votre SLA peut définir les normes en matière de délais, de niveaux de qualité ou de quantité de service que vous attendez d'un accord commercial.

Il est très important de lire et de comprendre vos contrats fournisseurs et de vous assurer que les SLA y sont régulièrement référencés afin de surveiller en permanence les performances tout au long de la période contractuelle. Tirer le meilleur parti de cette relation de travail signifie plus d’innovation et un meilleur service.