Das Lieferantenbeziehungsmanagement ist eine der Schlüsselkompetenzen eines Unternehmens, wenn es um Angebot, Nachfrage und Effizienz seiner Prozesse geht. Wenn Sie eine Vereinbarung mit einem Lieferanten abschließen, ist der Lieferantenvertrag die entscheidende Information, die Ihnen hilft, die Leistung in der gesamten Arbeitsbeziehung zu messen.

In diesem Artikel werden alle wichtigen Elemente eines Lieferantenvertrags aufgeschlüsselt und ein Überblick über die wichtigsten Informationen gegeben, die Sie für Ihr Unternehmen wissen müssen.

1. Vertragsschutz

Der Vertragsschutz ist zwar selbsterklärend, aber genauso wichtig wie andere Teile der Vereinbarung. Durch diesen Versicherungsschutz wird den Vertragsparteien klar dargelegt, welche Leistung sie in Anspruch nehmen.

2. Inhaltsseite und Definitionsseite

Auf der Inhaltsseite des Vertrags sind Struktur und Ablauf der eigentlichen Vertragsabschnitte klar dargelegt. Dies ist eine Kernanforderung des Vertrags, um eine schnelle Referenzierung zu ermöglichen.

Auf der Seite mit den Definitionen wird die verwendete Terminologie deutlich gemacht, um Fehlinterpretationen dieser Begriffe im gesamten Vertrag zu vermeiden.

3. Erwägungsgründe

Die Erwägungsgründe einer Vereinbarung bzw. „Hintergrundbestimmungen“ sind in der Regel ausdrücklich als unverbindlich zu verstehen. Sie sollen den wirtschaftlichen Kontext der Vereinbarung aufzeigen und so dazu beitragen, die Rechte und Pflichten der Parteien im Hauptteil der Vereinbarung richtig zu verstehen.

4. Vertragsbedingungen

Die Bedingungen eines Handelsvertrags sollten klar und eindeutig sein. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen legen die Erwartungen an die Vereinbarung zwischen beiden Parteien fest. Die wichtigsten Bereiche, die Sie beachten sollten, sind:

Zahlungsbedingungen, Kündigung und Haftungsbeschränkung.

5. Leistungsbeschreibung

In der Leistungsbeschreibung wird klar dargelegt, was Sie vom Lieferanten erwarten und was erforderlich ist, um die Qualität der Leistungsfähigkeit des Lieferanten zu maximieren und sicherzustellen, dass die Erwartungen des Kunden kontinuierlich erfüllt und weiterentwickelt werden. Diese Klausel steht auch in engem Zusammenhang mit dem KPI/SLA-Abschnitt des Vertrags.

6. KPI/SLA-Zeitpläne

Hierbei handelt es sich um Elemente des Geschäftsprozessmanagements, das häufig auch als BPM abgekürzt wird.

Beides bezieht sich auf die Überwachung spezifischer Messungen der Leistung Ihres Unternehmens.

KPI – Key Performance Indicator

Welcher KPI für Sie am besten geeignet ist, kann je nach Größe Ihres Unternehmens und der Art des Marktes, in dem Sie tätig sind, variieren. Ihre KPIs können eine Kombination aus der Betriebszeit Ihrer IT-Infrastruktur oder der Anzahl der eingegangenen Kundenbeschwerden zu den von Ihnen angebotenen Produkten oder Dienstleistungen umfassen. Die Leistungsmessungen für einen Reinigungsauftrag werden sich wahrscheinlich stark von den KPIs beispielsweise für einen M&E-Dienstleister oder einen Abfallentsorgungsvertrag unterscheiden.

SLA – Service Level Agreement

Möglicherweise haben Sie eine Service-Level-Vereinbarung, um Erwartungen mit einem Anbieter festzulegen, der Lieferungen oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen bereitstellt. Oder Sie verfügen möglicherweise über eine Service-Level-Vereinbarung, um die Erwartungen an Ihren Beitrag für Ihre Kunden oder Geschäftspartner zu dokumentieren. Ihr SLA könnte die Standards für Zeitpläne, Qualitätsniveaus oder den Serviceumfang festlegen, den Sie von einem Geschäftsabschluss erwarten.

Es ist wirklich wichtig, Ihre Lieferantenverträge zu lesen und zu verstehen und sicherzustellen, dass regelmäßig auf sie zurückgegriffen wird, um die Leistung während der gesamten Vertragslaufzeit kontinuierlich zu überwachen. Das Beste aus dieser Arbeitsbeziehung herauszuholen bedeutet mehr Innovation und besseren Service.